جلسه سبک مربیگری اسرار ارتباطات تجاری موثر

2024 نویسنده: Harry Day | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 15:44

یک بار ، به عنوان رئیس تازه کار بخش پرسنل در حال تولید ، با اشتیاق منتظر اولین جلسه مدیریت کارخانه بودم. من تصور می کردم که تیم مدیریت چقدر مفید است و به نفع تیم است.

زیردست من ، بازرس بخش پرسنل ، که تقریباً 50 سال در اینجا کار کرد ، انتظارات روشن من را نداشت. "تعجب نکنید که بخش پرسنل مسئول تمام مشکلات کارخانه خواهد بود. از این وضعیت ناراحت نشوید ، رهبران باید بخار خود را رها کرده و افراد مقصر را پیدا کنند. و شکل جلسه بیشتر شبیه یک بازار است تا یک جلسه سازمان یافته از همکاران که باید به یک تصمیم مشترک برسند."

در واقع ، این جلسه باعث عدم سازندگی من شد. همه آنها عملاً همزمان صحبت می کردند ، بدون اینکه یکدیگر را بشنوند و دستور جلسه را به خاطر نیاورند. در نتیجه ، مسائل "سوزاننده" حل نشده باقی ماند و تمام وقت صرف بحث در مورد جزئیات بی اهمیت شد. 10 سال از آن زمان می گذرد ، اما به گفته مدیران شرکت های مختلف ، جلسات مشابه هنوز در حال برگزاری است.

من به عنوان یک مربی چه توصیه ای می کنم تا جلسات سازنده و م keepثر باشد؟ درخواست را در نظر بگیرید و به دنبال بهترین شیوه ها برای اجرای آن باشید. ابتدا تجزیه و تحلیل کنید آیا واقعاً نیاز به برگزاری جلسه دارید یا می توانید با فرمت دیگری از ارتباطات داخلی این کار را انجام دهید؟

کی جلسه برگزار کنیم؟

1. نیاز به بحث گروهی در مورد یک مشکل یا وظیفه است

2. به اشتراک گذاشتن اطلاعات مهم با تیم و شنیدن نظرات اعضای آن در این مورد ضروری است.

3. می خواهید حداکثر تعداد ایده ها و دیدگاه ها را در مورد یک موضوع مهم جمع آوری کنید

4- مشکلی وجود دارد که بر اهداف اکثر زیردستان شما تأثیر می گذارد.

5. آیا می دانید که تیم مایل است دور هم جمع شده و مشکلی را به طور مشترک حل کند و در عین حال مسئولیت اجرای آن را نیز تقسیم کند.

چه زمانی نباید جلسه ای برگزار کنید؟

1. استفاده از سایر ابزارهای ارتباطی بدون کاهش عملکرد منطقی به نظر می رسد

2. کار فوری / مهم است و تأخیر در حل آن می تواند بسیار گران باشد

3. این س tooال بسیار شخصی است که نمی توان آن را برای بحث عمومی مطرح کرد

4- زمان کافی برای آماده سازی و انجام جلسه وجود ندارد

5. می خواهید از جلسه به عنوان ابزاری برای تنبیه فردی از زیردستان استفاده کنید

هر ده نکته را می توان در یک جمله خلاصه کرد. در صورت نیاز به کار گروهی جلسه ای را برپا کنید و در صورت عدم نیاز ، جلسه ای برگزار نکنید.

10 نکته برای جلسات موثر

هدف. خودتان تعیین کنید که برای سازماندهی یک جلسه به چه هدفی نیاز دارید؟ چه نتایج و چه شکلی را می خواهید در پایان جلسه بدست آورید؟ آیا تصمیماتی برای تصمیم گیری وجود دارد؟ چه مشکلاتی ممکن است ایجاد شود و چگونه می توان آنها را خنثی کرد؟ اهداف شرکت کنندگان در جلسه تا چه اندازه با هم تطابق دارند / متفاوت هستند؟ آیا تعارض هدف امکان پذیر است؟ هرچه مرحله اول با دقت بیشتری انجام شود ، مقاومت کمتری در طول جلسه ایجاد می شود

شركت كنندگان. ترکیب شرکت کنندگان در جلسه بسته به اهداف آن شکل می گیرد. از افرادی که می توانند سهم مهمی در بحث مسائل مربوط به جلسه داشته باشند دعوت کنید. انگیزه های خود را برای جذب یک گروه کاری آزمایش کنید ، آیا جلسات را به تئاتر یک بازیگر (خودتان) تبدیل می کنید؟ آیا واقعاً این ترکیب است که مولد خواهد بود؟ ارزش تغییر مداوم ترکیب شرکت کنندگان را دارد و آن را به صورت جداگانه برای هر جلسه تشکیل می دهد. این به مدیر کمک می کند تا از روال عادی اجتناب کند و بر پویایی گروه تأثیر مثبت بگذارد

قالب بندی بسته به وظایف خود بهترین قالب جلسه را انتخاب کنید. در صورت نیاز ، به عنوان مثال

1) تیم را در مورد نوآوری ها مطلع کنید

"جلسه - پیام اطلاع رسانی" را انجام دهید.وظیفه چنین جلسه ای این است که تا آنجا که ممکن است شرکت کنندگان را از تغییرات آینده مطلع کند ، هدف کاهش مقاومت است. یک ابزار خوب برای کمک به یک رهبر تجزیه و تحلیل SWOT است.

2) تعیین وظایف و تعیین مسئولیت ها

"دستور جلسه". یک قالب بسیار ساختار یافته و واضح ، کنترل وضعیت ، هدف این است که مسئولیت توسط شرکت کنندگان به طور مستقل توزیع شود. این امر سطح هدایت پذیری را کاهش می دهد که می تواند در عملکرد با کیفیت وظایف اختلال ایجاد کند.

3) به یک تصمیم مشترک برسید

یک "مذاکره-ملاقات" ترتیب دهید که طی آن به نظرات همه شرکت کنندگان گوش می دهید. استراتژی جلسه برد-برد ، نقش رهبر تعدیل کننده است. ابزارهای این قالب عبارتند از طوفان فکری ، نظرسنجی چند موقعیتی ، نظرسنجی با کارت ، طرح تجزیه و تحلیل مشکلات و غیره.

طرح تجزیه و تحلیل مشکلات ، T. Edmüller

4) ترکیب کنید تا مشکل حل شود

جلسه میانجیگری قالب بهینه برای چنین جلسه ای است. بسیار مهم است که تعدادی را پیدا کنید که از اقتدار تیم برخوردار باشد. ممکن است یک رهبر همیشه بهترین انتخاب نباشد. دعوت از یک متخصص خارجی (میانجی ، مربی ، مشاور) بسیار مثرتر است

5) جمع آوری ایده ها

"جلسه - طوفان فکری" 100 the بهترین راه حل در این مورد خواهد بود. نکته اصلی در این قالب رعایت قوانین و الگوریتم طوفان مغزی است. و همچنین ، فضای باز و سهولت را حفظ کنید ، به یاد داشته باشید که انتقاد ، تأثیر چنین جلساتی را از بین می برد

6) بهبود شایستگی

"ملاقات-یادگیری". این قالب به رهبر اجازه می دهد تا به عنوان مربی یا مربی عمل کند. اطلاعات مفید را با زیردستان به اشتراک بگذارید ، در مورد آن بحث کنید و برنامه ریزی کنید که چگونه می توانید آن را در کارکردهای روزانه پیاده سازی کنید. یک نتیجه خوب برای مدیران ، جلسات 30 دقیقه ای چند بار در هفته / ماه است که توسط آنها به طور خاص برای توسعه زیردستان سازماندهی شده است. یک شایستگی - یک تکنیک توسعه - یک برنامه عملی یک الگوریتم خشن برای چنین جلساتی است

جایی. محل ملاقات شما با تیم شما بر اساس هدف و قالب جلسه تعیین می شود. قالب آموزشی و "جلسات میانجیگری" ممکن است به اتاقهایی با اندازه ها و تجهیزات مختلف نیاز داشته باشد. از قبل به این موضوع فکر کنید. همچنین لازم است که شرکت کنندگان بتوانند یکدیگر را ببینند و بتوانند با رهبر جلسه تماس چشمی برقرار کنند

طرح. برنامه جلسه شما باید کتبی باشد. در واقع ، این یک دستور کار است که شامل موارد زیر است

- تاریخ ، زمان ، مکان

- هدف از جلسه

- موضوعات مورد بحث

- نتیجه مطلوب جلسه و شکل آن

- قالب بندی

- آغازگر و افرادی که جلسه را برگزار می کنند

- لیستی از شرکت کنندگان ، از جمله کسانی که از خارج دعوت شده اند

برنامه جلسه را برای شرکت کنندگان در جلسه ارسال کنید ، آنها ممکن است بخواهند سوالات خود را اضافه کنند. به منظور صرفه جویی در وقت ، می توانید چندین موضوع را در یک جلسه حل کنید

قوانین قوانین اساسی برای برگزاری جلسات توسط تیم تعیین می شود و ممکن است از جلسه ای به جلسه دیگر متفاوت باشد. اما قوانین دائمی مانند پایبندی به زمان بندی ها ، توافق با تصمیم گیرندگان ، محدودیت های اعمال شده توسط سیاست شرکت ، موافقت نامه های مدیریت تعارض و غیره وجود دارد

پروتکل این یک نوع خلاصه جلسه است که تمام نکات اصلی آن را شرح می دهد. بر اساس یادداشت های انجام شده در جلسه توسط دبیر جلسه تهیه می شود. صورتجلسه توسط رهبر ، دبیر جلسه و همچنین شرکت کنندگان اصلی (موارد ذکر شده در برنامه اقدام) امضا می شود. یک نسخه از صورتجلسه برای همه شرکت کنندگان در جلسه ارسال می شو

زمان. مدیریت زمان یکی از جنبه های کلیدی کارآیی جلسه است. همیشه جلسه را در زمان تعیین شده شروع کنید ، زیرا بعداً نمی توانید به وقت شناسی برسید. بازه های زمانی را برای همه نقاط طرح تعیین کرده و بر اجرای آنها نظارت کنید. از قانون 60x20x20 پیروی کنید:

60 درصد از وقت خود را صرف مسائل فوری / مهم کنید.

20 درصد مواقع را در موضوعات پیش بینی نشده و سوالات فوری و ناگهانی مطرح کنید

20 of از زمان را به اصطلاح اختصاص دهید. نیازهای اجتماعی - استراحت ، ناهار ، صحبت کردن و غیره

پایان. برای پایان خوب جلسه ، کار گروهی را بررسی کنید. توجه داشته باشید که تیم به چه چیزی دست یافته است ، نکات برنامه توسعه یافته را مرور کنید ، مطمئن شوید که همه افراد حاضر آنچه را که برنامه ریزی شده بود درک کرده و از آن حمایت می کنند. در پایان جلسه ، یک اطلاع رسانی خلاصه تهیه کنید که برای همه شرکت کنندگان در جلسه ، از جمله افرادی که غایب هستند ارسال می شود. فهرستی از شرکت کنندگان ، سوالات اصلی بحث ، تصمیمات اتخاذ شده ، یک برنامه عملیاتی و مسئولین هر یک از موارد ، مهلت ها ، نقاط کنترل ، تاریخ جلسه بعدی را در آن ثبت کنید

کنترل. شرایطی که همه چیز با یک جلسه به پایان می رسد غیر معمول نیست. برای اقدام ، شما نیاز به میل و انگیزه و همچنین کنترل بر اجرای تصمیمات دارید. نقاط کنترل و مسئولان آن را مستقیماً در جلسه تعریف کنی

مشکل در برگزاری جلسات

1. درگیری ه

در طول جلسات ، اغلب اوقات شرایط درگیری بوجود می آید. گاهی اوقات آنقدر شعله ور می شوند که جلسه به جریان اتهامات متقابل و حملات شخصی تبدیل می شود. در این مورد مدیر باید چه کار کند؟

- بحث موضوع بحث برانگیز را به تعویق بیندازید و بعداً در چارچوب این جلسه حل و فصل کنید. در آن زمان ، اشتیاق فروکش می کند و شرکت کنندگان می توانند خود را به طور سازنده بیان کنند.

- راه حل مشکل را در قالب جداگانه ترجمه کنید و در خارج از مجمع عمومی با طرف های متعارض ملاقات کنید

- س theال را برطرف کرده و دعوت کنید تا در جلسه بعدی به آن توجه شود

- پیشنهاد سازش دهید

2. موانع ارتباط

توصیه ، تهدید ، انتقاد ، سرزنش ، "تشخیص" و برچسب زدن ، توصیه ها ، دستورات ، کلیشه ها و عبارات متداول همه می توانند مانعی برای جلسه باشند. موانع ارتباطی باعث مقاومت و آنتی پاتی می شود. برای رهبر مهم است که به چنین مواردی توجه کند و توجه اعضای گروه کاری را به آنها جلب کند. برای از بین بردن موانع ارتباط ، یک قانون کار اضافی در این زمینه ایجاد کنید. و همچنین به طور سیستماتیک صلاحیت ارتباطی تیم را ارتقا دهید

3. خطاه

معایب و اشتباهات در برگزاری جلسات در هر شرکتی قابل مشاهده است. معمولی ترین آنها عبارتند از:

- عدم رعایت اهداف تعیین شده

- عدم رعایت مقررات

- کمبود اطلاعات برای شرکت کنندگان در جلسه

- نگه داشتن کارکنان در پربارترین زمان

- فشار از سر یا بالعکس ، انفعال و سازگاری

- عدم فعالیت پس از جلسه

جلسات شما می تواند به یک منبع مدیریت ارزشمند یا سیاه چاله تبدیل شود که زمان در آن بدون هیچ اثری حل می شود. انتخاب باشماست.